一、目的
為規(guī)范物業(yè)與業(yè)主委員會(huì)溝通、協(xié)調(diào)工作，確保物業(yè)管理工作的順利開展，特有定本規(guī)定。
二、適用范圍
適用于物業(yè)公司在日常的管理服務(wù)工作中與業(yè)主委員會(huì)的正常工作往來(lái)。
三、職責(zé)
（1）物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會(huì)的溝通、協(xié)調(diào)。
（2）物業(yè)公共事務(wù)部負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實(shí)施與業(yè)主委員會(huì)的正常工作往來(lái)。
四、程序要點(diǎn)
1.與業(yè)主委員會(huì)的溝通、協(xié)調(diào)方式。
(1)工作協(xié)調(diào)、溝通會(huì)議。
物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)每季度至少與業(yè)主委員會(huì)進(jìn)行一次例行的溝通會(huì)議，會(huì)議的主要內(nèi)容向業(yè)主委員會(huì)通報(bào)一個(gè)季度的財(cái)務(wù)支出狀況和工作簡(jiǎn)況，解決需經(jīng)業(yè)主委員會(huì)協(xié)助支持方能完成的問(wèn)題。
(2) 專題解決問(wèn)題會(huì)議。
在遇到需經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意方能進(jìn)行工作時(shí)，物業(yè)經(jīng)理應(yīng)申請(qǐng)召開專題業(yè)主委員會(huì)會(huì)議，協(xié)商解決專項(xiàng)問(wèn)題。
(3) 每年6月底和12月底，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)匯同公司領(lǐng)導(dǎo)一同拜訪業(yè)主委員會(huì)，召開專題工作茶話會(huì)，向業(yè)主委員會(huì)匯報(bào)全面的半年度、年度工作。
(4)定時(shí)工作溝通制度。
①每月5日前向業(yè)主委員會(huì)報(bào)送物業(yè)財(cái)務(wù)損益表。②每月10一15日期間接受業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)的質(zhì)詢、審計(jì)。③每季度的第一個(gè)月向業(yè)主委員會(huì)報(bào)送社區(qū)文化報(bào)刊、宣傳品。
2.下列物業(yè)管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)向業(yè)主委員會(huì)申報(bào)，請(qǐng)求支持。
(1)計(jì)劃使用本體維修資金對(duì)樓宇本體進(jìn)行大、中修時(shí)。
(2)計(jì)劃使用公用設(shè)施專項(xiàng)維修資金更新公用設(shè)施時(shí)。
(3)物業(yè)管理服務(wù)工作涉及部分業(yè)主利益，需業(yè)主委員會(huì)出面協(xié)調(diào)時(shí)。
(4)物業(yè)公司制定了新的管理措施簡(jiǎn)要業(yè)主委員會(huì)支持工作時(shí)。
(5)其他需向業(yè)主委員會(huì)請(qǐng)示、尋求支持的工作。
3.出現(xiàn)下列情況時(shí)，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)通報(bào)業(yè)主委員會(huì)。
(1)新的物業(yè)管理法規(guī)頒布執(zhí)行時(shí)。
(2)所管理的物業(yè)出現(xiàn)了重大變故或發(fā)生重大事件時(shí)。
(3)業(yè)主委員會(huì)的個(gè)別委員與物業(yè)公司有重大的工作分歧無(wú)法解決時(shí)。
(4)有重要的活動(dòng)(如創(chuàng)優(yōu)迎檢)時(shí)。
(5)物業(yè)公司對(duì)個(gè)別業(yè)主執(zhí)行違約金處罰時(shí)。
(6)其他應(yīng)當(dāng)向業(yè)主委員會(huì)通報(bào)的情況發(fā)生時(shí)。
4.物業(yè)公司向業(yè)主委員會(huì)的申報(bào)工作應(yīng)當(dāng)前15日進(jìn)行，通報(bào)情況應(yīng)應(yīng)當(dāng)在事實(shí)發(fā)生(決定)后的3個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行。
5.物業(yè)公司向業(yè)主委員會(huì)的申報(bào)工作、通報(bào)情況均應(yīng)以書面形式送達(dá)。
6.對(duì)業(yè)主委員會(huì)的質(zhì)疑、建議、要求的處理。
(1)對(duì)業(yè)主委員會(huì)的質(zhì)疑、建議、要求，管理經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真傾聽、記錄。
(2)合理的質(zhì)疑、建議、要求，應(yīng)當(dāng)在3個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)、解決。
(3)對(duì)不合理、合法的質(zhì)疑、建議、要求，物業(yè)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)耐心解釋，無(wú)論如何不允許不耐煩或言語(yǔ)失禮；對(duì)解決不了的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)記錄后迅速上報(bào)公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理尋求解決方案
7.物業(yè)公司與業(yè)主委員會(huì)來(lái)往了工作的信函、記錄、決議，一律在物業(yè)服務(wù)中心歸檔，長(zhǎng)期保存。
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